KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI(KVKK)

1.GİRİŞ

1.1 Amaç

İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“*Politika”) yürürlükteki mevzuat çerçevesinde FURKAN KARAGÖZ Şahış Şirketi’nin (Bundansonra”Şirket”*olarak anılacaktır.) tamamına uygulanmakta ve kişisel veri imha ile ilgili ulusal olarak kabul görmüş temel ilkelere dayanmaktadır. İlgili mevzuat kapsamında gerekli imha çalışmalarının yapılmasına ilişkin çerçeve ve esasları içermektedir.

Kişiler Verilerin Korunması Kanunu’nun (“Kanun”) 7nci maddesinin üçüncü fıkrasında “Kişisel verilerin silinmesine, yok edilmesine veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esaslar yönetmelikle düzenlenir” hükmü yer almaktadır. Bu hüküm ve Kanun’un 22 nci maddesinin birinci fıkrasının (e) bendine istinaden Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) hazırlanmış olup 28 Ekim 2017 tarihli ve 30224 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.

Yukarıdaki düzenlemeye dayanarak, bu Politikanın amacı, Şirketin faaliyetlerinin yürütülmesinde işlediği kişisel verilerin, Yönetmeliğe uygun şekilde silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemektir.

1.2.Kapsam

Şirketimizin hukuki ilişkide bulunduğu çalışan, çalışan yakını, çalışan adayı, tedarikçi, tedarikçi yetkilisi, tedarikçi çalışanı, ürün veya hizmet alan kişi, ürün veya hizmet alan kişi yetkilisi/çalışanı, potansiyel ürün veya hizmet alıcısı, hissedar/ortak, veli, ziyaretçi, üçüncü kişiler ve üçüncü kişilerin çalışanlarına ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup Şirketin sahip olduğu ya da Şirket tarafından yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır.

1.3. Kısaltmalar ve Tanımlar

| Kavram | Tanım |  |

| — | — | — |

| Alıcı grubu | Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi |  |

| Açık Rıza | Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza |  |

| Anonim Hale Getirme | Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi |  |

| Elektronik Ortam | Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar. |  |

| Elektronik Olmayan Ortam | Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar.

 |  |

| İlgili Kişi | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi |  |

| İlgili kullanıcı | Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişileri |  |

| İmha | Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi |  |

| Kanun | 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu |  |

| Kayıt ortamı | Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı |  |

| Kişisel veri | Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi |  |

| Kişisel veri sahibi | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi |  |

| Kişisel verinin işlenmesi | Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi |  |

| Kişisel veri işleme envanteri | Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter |  |

| Kurul | Kişisel Verileri Koruma Kurulu |  |

| Kurum | Kişisel Verileri Koruma Kurumu |  |

| Özel nitelikli kişisel veri | Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri |  |

| Periyodik imha | Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resmen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi |  |

| Politika | Veri sorumlularının, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yaptıkları politika. |  |

| Sicil | Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan veri sorumluları sicilini |  |

| Veri işleyen | Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişiyi |  |

| Veri kayıt sistemi | Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini |  |

| Veri sorumlusu | Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder |  |

| Yönetmelik

 | 28.10.2017 tarih ve 30224 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik. |  |

2. SORUMLULUK ve GÖREV DAĞILIMLARI

Şirketin tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım aşağıda verilmiştir.

Tablo 1: Saklama ve imha süreçleri görev dağılımları

| Ünvan

 | Birim

 | Görev Tanımı

 |

| — | — | — |

| Bilgi İşlem Yetkilisi

 | Bilgi İşlem

 | Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması, periyodik imha sürecinin yönetimi, Veri Sahiplerinin taleplerinin yanıtlanması için gerekli denetim ve kontrollerin yapılması

 |

| Muhasebe Yetkilisi

 | Muhasebe

 | Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması, periyodik imha sürenin yönetimi, 6100 sayılı TTK ve Vergi Mevzuatından kaynaklanan defter, belge saklama yükümlülüklerinin devamının ve yükümlülüklerin ortadan kalkıp kalmadığının kontrolü

 |

| İnsan Kaynakları Yetkilisi

 | İnsan Kaynakları

 | Personel kişisel verilerinin saklama süresine uygunluğunun sağlanması, periyodik imha sürecinin yönetimi, Personellerin Kanun’da belirtilen hakları ile ilgili aydınlatılması taleplerinin alınması ve cevaplandırılması

 |

| Satın Alma Yetkilisi | Satın Alma | Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması, periyodik imha sürenin yönetimi, yükümlülüklerin ortadan kalkıp kalmadığının kontrolü

 |

| İSG Yetkilileri | İSG Uzmanı İş Yeri Hekimi | Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması, periyodik imha sürenin yönetimi, yükümlülüklerin ortadan kalkıp kalmadığının kontrolü |

3.KAYIT ORTAMLARI

Kişisel veriler, Kurum tarafından Tablo 2’de listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

Tablo 2: Kişisel veri saklama ortamları

| Elektronik Ortamlar | Elektronik Olmayan Ortamlar |

| — | — |

| · Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım, vb.)

• Yazılımlar (ofis yazılımları)
• Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb. )
• Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.)
• Optik diskler (CD, DVD vb.)
• Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.)
• Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi
• USB, harddisk gibi çıkarılabilir bellekler
• Masaüstü ve dizüstü bilgisayar | · Kağıt
• Manuel veri kayıt sistemleri
• Yazılı, basılı, görsel ortamlar
• Klasörler
• Dosyalar |

4. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

Şirket tarafından; çalışan, çalışan adayı, tedarikçi, tedarikçi yetkilisi, tedarikçi çalışanı, ürün veya hizmet alan kişi, ürün veya hizmet alan kişi yetkilisi/çalışanı, potansiyel ürün veya hizmet alıcısı, hissedar/ortak, ziyaretçi ve sair üçüncü kişiler dahil gerçek kişilerin kişisel verileri KVKK’ya uygun olarak saklanır ve imha edilir.

Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.

4.1 Saklamaya İlişkin Açıklamalar

Kanunun 3 üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4 üncü maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6 ncı maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır.

Buna göre, Şirket faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.

4.1.1 Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

Şirket, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel verileri, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza eder. Bu kapsamda kişisel veriler;

• 213 sayılı Vergi Usul Kanunu
• 4857 sayılı İş Kanunu
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
• 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun
• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu
• 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
• 6361 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu
• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

başta olmak üzere yürürlükte olan diğer ikincil mevzuatta yer alan saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

4.1.2. Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

Şirket, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar:

• Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışan Memnuniyeti Ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
• Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
• Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
• Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
• Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
• Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini
• Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
• İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
• İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
• İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi
• İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
• Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi
• Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
• Mal / hizmet üretim ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi
• Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi
• Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi
• Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi
• Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Stratejik Planlama Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Talep / Şikayetlerin Takibi
• Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini
• Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Ücret Politikasının Yürütülmesi
• Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi
• Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
• Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
• Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

4.2. İmhayı Gerektiren Sebepler

Kişisel veriler;

• İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
• İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişini açık rızasını geri alması,
• KVKK’nın 11. maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yapılan başvurunun kabul edilmesi,
• Şirketin, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi veya yok edilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya KVKK’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması ve
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması

durumlarında, Şirket tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da resmen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

5. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için KVKK’nın 12. maddesi ile 6. maddesinin 4. fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde Şirket tarafından teknik ve idari tedbirler alınır.

6. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Şirket tarafından resmen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

6.1. Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel veriler Tablo-3’te verilen yöntemlerle silinir.

Tablo 3: Kişisel verilerin silinmesi

| Veri Kayıt Ortamı

 | Açıklama |

| — | — |

| Fiziksel ortamda yer alan kişisel veriler

 | Fiziksel ortamda bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak veya belgenin, ilgili kullanıcılar tarafından hiçbir şekilde erişilmeyecek şekilde güvenli bir ortamda saklanılması suretiyle silinmektedir. |

| Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler

 | Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır. |

| Veri tabanlarında yer alan kişisel veriler

 | İlgili kullanıcının, rol ve izin ataması yapılarak, veri tabanında yer alan kişisel verilere erişimi engellenmektedir. |

| Taşınabilir cihazlarda (USB, Hard disk, CD, DVD gibi) yer alan kişisel veriler | İlgili kullanıcının dosyaya erişimi engellenmektedir. |

6.2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Şirket olarak, kişisel verilerin hukuka uygun olarak yok edilmesi işlemini gerçekleştirebilmek amacıyla tarafımızca kullanılan yöntemler şu şekildedir:

Tablo 4: Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

| Veri Kayıt Ortamı

 | Açıklama

 |

| — | — |

| Fiziksel ortamda yer alan kişisel veriler

 | Kâğıt ortamında yer alan kişisel verile |